– Dette gjør oss mer effektiv og brukervennlig

Aslak Bjørge Hermstad er én av to orkesterregissører som har ansvar for bemanningen av Bergen Filharmoniske Orkester. Jobben handler om å få riktig musiker på riktig stol til riktig tid. Det er mer arbeid enn de fleste publikummere i konsertsalen aner.

– Vi booker inn alle vikariater til orkesteret. Så langt i år har vi hatt 236 av dem, sier Hermstad.

I år tok han to emner ved NHH Executive: Prosessledelse og Digitaliseringsledelse. Den største gevinsten lå ikke i teorien, men i å se sin egen hverdag tydeligere.

Symfonifabrikken

Mellom partituret og applausen ligger det en rekke praktiske oppgaver og ledd. Vikarer og ekstramusikere skal på plass, kontrakter med dirigenter forhandles, og konsertscenen må være klar.

– For at konserten skal finne sted, er det veldig mange ting som må avklares. Musikerne må få notene sine i tide og rekke å øve, og publikum skal inn døren, finne plassene sine og gå hjem igjen med en god opplevelse, sier Hermstad.

Forbedrer arbeidsprosesser

Prosessledelse innebærer styring og forbedring av arbeidsprosesser for å sikre en velfungerende virksomhet. For å oppnå dette kreves helhetstenkning og samarbeid på tvers av enheter.

Omstilling, digitalisering, kunde- og brukerorientering, effektivisering, kvalitet og bærekraft gjør prosesstenkning spesielt relevant for både private og offentlige virksomheter.

– Prosessledelse handler ikke om å tegne flotte diagrammer. Det handler om å finne de små grepene som frigjør tid og hever kvaliteten der folk faktisk jobber.

Et nytt blikk på prosessen

Prosessledelse ga Hermstad et språk og begrepsapparat for det han allerede gjorde, men på en mer sammenhengende måte.

– Faget gjør at du ser organisasjonen i et nytt lys. Du ser hele organisasjonskartet og rekkefølgen i alt som må skje, sier han.

– Tar du en liten arbeidsprosess du gjennomfører ti ganger i uken og finner en smartere måte, sparer det mye tid.

Det er summen av de små forbedringene som gjør utslaget når en konsertuke skal gå opp, gang på gang.

Verktøyene blir en del av jobben

Hermstad har også tatt Digitaliseringsledelse, et fag som henger tett sammen med prosesstenkningen.

For et symfoniorkester er utgangspunktet spesielt: noe skal ikke digitaliseres.

– Musikerne på podiet og konserten er selve kjernen. Men alle vi rundt er avhengige av gode verktøy for å skape opplevelsen og sørge for at det flyter, sier han.

Han trekker frem det sosiotekniske. Det holder ikke å ha gode verktøy; du må også snakke om hvordan de brukes og om systemet rundt. Det begynner alltid med mennesker, så kommer teknologien.

– Det som skjer på podiet, er kulturarv. Det er oppdraget vårt å ta vare på det. Gode digitale verktøy hjelper oss å gjøre nettopp det, effektivt og uten å komme i veien.

Mer brukervennlig

Teknologien skal støtte produksjonen, ikke tynge den. Hermstad peker på markedsavdelingen som et godt eksempel. Noe så enkelt som digitalt billettsalg og påminnelser på SMS før konsert gjør det enkelt å være publikummer.

– Å forstå og forbedre prosessene gjør virksomheten mer effektiv og brukervennlig. Det er en investering i tid, men absolutt verdt det. Prosjektoppgaven er veldig godt lagt opp, for du lærer enormt mye om din egen virksomhet mens du skriver den, sier han.