Innfører du ny teknologi uten å forstå dette?

Det finnes knapt et mer aktuelt tema for norske ledere akkurat nå. Kunstig intelligens (KI), automatisering og nye systemer rulles ut i både privat og offentlig sektor, men gevinstene uteblir ofte. Mange virksomheter mangler grunnleggende forståelse om hva som skal til for å lykkes.

– En organisasjon består av to gjensidig avhengige delsystemer: det tekniske systemet, som kan være KI, data og underliggende teknologi. I tillegg har vi det sosiale systemet, altså menneskene, kompetansen deres og oppgavene de skal gjøre.

– Derfor kaller vi dem sosiotekniske prosjekter. Teknologien er bare den ene halvdelen; den andre er menneskene som skal ta den i bruk, og de to må utformes sammen, understreker han.

Henger sammen

Det er her de to fagemnene Digitaliseringsledelse og Prosessledelse møtes. Det er to separate fagemner, men de henger tett sammen. Emnene kan tas hver for seg eller bygges inn i en full mastergrad ved NHH Executive.

– Prosesstankegangen er rett og slett en forutsetning for å lykkes med digitalisering. Digitalisering handler i kjernen om å bruke teknologi til å forbedre virksomhetens prosesser. Forstår  du ikke prosessen, klarer du heller ikke å hente ut gevinsten av teknologien, forklarer Iden.

Fra teknologikjøp til verdiskaping

Både Prosess- og digitaliseringsledelse er ettertraktet som videreutdanning fordi folk står midt i konkrete utfordringer på jobb.

– Det som kjennetegner deltakerne våre, er at de har et konkret problem de vil løse, og de tar med seg løsningene rett tilbake til virksomhetene, sier Karen Sæbbø Osmundsen, programleder for Digitaliseringsledelse.

Handler om strategi og ledelse

Den nest største fellen er mangel på retning. Osmundsen viser til forskningen bak emnet:

– Mange vi har intervjuet, sier det samme: Vi holder på med utrolig mye, men vi mangler retning. Det trenger ikke være et stort strategidokument, men en visjon, en prioritering, en tydelighet på hva vi faktisk vil oppnå med teknologien.

For en leder er nytteverdien direkte: emnet gir et rammeverk for å stille de riktige spørsmålene før pengene brukes, ikke bare hva teknologien kan gjøre, men hva organisasjonen faktisk er klar for.

– Ledere som kombinerer teknologiforståelse med innsikt i mennesker og organisasjon, får en langt mer presis verktøykasse, sier Osmundsen.

Lærer av egne utfordringer

Deltakerne arbeider med modeller og virkemidler for å utvikle, innføre og ta i bruk digitale løsninger slik at de faktisk gir effekt. Eksamen er en prosjektoppgave som løper gjennom hele emnet, med utgangspunkt i deltakerens egen virksomhet.

– Når du knytter stoffet til din egen arbeidshverdag, vokser kunnskapen og setter seg på en helt annen måte enn om du bare leser det i en bok, sier Osmundsen.

Gode prosesser kan læres

Utgangspunktet for Prosessledelse er så enkelt at det nesten er banalt, men nettopp derfor lett å overse.

Konsekvensene av dårlige prosesser merkes både på bunnlinjen og blant de ansatte, påpeker hun.

– Ingen liker å jobbe på et sted med mye armer og bein, der ingen vet hvem som skal gjøre hva i hvilken rekkefølge. Dårlige prosesser går utover både kunden, virksomhetens mål og arbeidsmiljøet.

Må jobbe på tvers

Det største hinderet for en god prosess er ikke vond vilje, men strukturen virksomhetene er støpt i:

– Mange virksomheter er så støpt i den funksjonelle inndelingen, i siloene, i budsjettene og i ansvaret som følger med, at de rett og slett ikke ser prosessen. Spesielt i offentlig sektor snakkes det stadig om siloer og manglende samarbeid. Prosesstankegangen handler om å få frem den felles verdiskapingen som skjer på langs av disse skillene, seri Danilova.

Får verktøyene de trenger

Digitaliseringen innen bank og finans er et godt eksempel på prosesser som fungerer.

– Tenk på en lånesøknad. Før gikk den fra kunderådgiver til kredittvurderer og videre i systemet. I dag ser bankene hele løpet som én sammenhengende arbeidsprosess. Det er nettopp derfor de har klart å digitalisere den, sier  Danilova.

Deltakerne lærer prosessperspektivet, som betyr å se virksomheten som sammenhengende løp i stedet for adskilte avdelinger. Deretter får de en konkret verktøykasse for å jobbe systematisk med forbedring. 

– Når deltakerne får kartlegge en prosess de selv står i, og se hvordan digital teknologi kan gripe inn, er reaksjonen ofte: Er det sånn det henger sammen?